Eine korrekte Rechnung ist mehr als nur eine Zahlungsaufforderung – sie ist ein rechtlich bindendes Dokument. Fehlen Pflichtangaben, kann das teuer werden: Der Kunde darf die Vorsteuer nicht abziehen, und im schlimmsten Fall drohen Bußgelder. In diesem Artikel erfährst du alles, was auf eine ordnungsgemäße Rechnung gehört.
Die 10 Pflichtangaben auf jeder Rechnung
Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) schreibt genau vor, welche Angaben auf einer ordnungsgemäßen Rechnung stehen müssen. Hier ist die vollständige Liste:
Checkliste: Pflichtangaben
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers (du)
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (Kunde)
- Steuernummer ODER Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Waren/Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
- Nettobetrag (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen)
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Bruttobetrag (Gesamtsumme)
Besonderheiten für Kleinunternehmer
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt (Umsatz unter 22.000 € im Vorjahr), gelten besondere Regeln:
- Du darfst keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen
- Du musst einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung einfügen
- Der Rechnungsbetrag ist gleichzeitig Netto- und Bruttobetrag
Wichtig
Weist du als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du diese dem Finanzamt – auch wenn du sie gar nicht hättest ausweisen dürfen!
Beispiel für den Hinweistext:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Die Rechnungsnummer: Mehr als eine Zahl
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein. Du darfst dieselbe Nummer nie zweimal vergeben. Dabei hast du aber Gestaltungsspielraum:
- Einfach: 1, 2, 3, 4, ...
- Mit Jahreszahl: 2026-001, 2026-002, ...
- Mit Präfix: RE-2026-001, RE-2026-002, ...
Tipp: Mit einem CRM-System wie MeinGewerbe werden Rechnungsnummern automatisch vergeben – du kannst nichts falsch machen.
Leistungszeitraum nicht vergessen!
Ein häufiger Fehler: Der Zeitpunkt der Leistung fehlt. Dabei ist er Pflicht, selbst wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
Bei einem Auftrag über mehrere Tage gibst du den Zeitraum an, z.B. „Leistungszeitraum: 15.01. – 18.01.2026".
Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre
Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Beispiel: Eine Rechnung vom 15.03.2026 muss bis zum 31.12.2036 aufbewahrt werden.
Bei digitalen Rechnungen gilt: Das Original muss digital aufbewahrt werden. Ein Ausdruck reicht nicht!
Häufig gestellte Fragen
Was muss auf einer rechtssicheren Rechnung stehen?
Alle 10 Pflichtangaben nach § 14 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer, Datum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Nettobetrag, Steuersatz/-betrag und Bruttobetrag.
Muss eine Kleinunternehmer-Rechnung Umsatzsteuer ausweisen?
Nein, Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Kleinunternehmer- regelung auf der Rechnung stehen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
10 Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Fazit: So schreibst du rechtssichere Rechnungen
Eine korrekte Rechnung zu erstellen ist keine Hexerei – aber es gibt einige Details zu beachten. Mit dieser Checkliste bist du auf der sicheren Seite:
- Alle 10 Pflichtangaben überprüfen
- Kleinunternehmer-Hinweis nicht vergessen (falls zutreffend)
- Fortlaufende Rechnungsnummer verwenden
- Leistungszeitraum angeben
- Rechnungen 10 Jahre digital aufbewahren
Noch einfacher geht's mit MeinGewerbe: Unser Rechnungsprogramm für Selbstständige kümmert sich automatisch um alle Pflichtangaben, fortlaufende Nummern und die sichere Archivierung.