E-Rechnung Pflicht 2025: Was Selbstständige jetzt wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch das Versenden Pflicht. Hier erfährst du, was du als Dienstleister oder Freelancer beachten musst.
Wichtig: Das gilt jetzt schon!
Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das betrifft alle Unternehmen – auch Kleinunternehmer und Freiberufler.
Was ist eine E-Rechnung (und was nicht)?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt werden:
| Format | Beschreibung | E-Rechnung? |
|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML-Format, Standard für Behörden | ✅ Ja |
| ZUGFeRD | PDF + eingebettete XML-Daten | ✅ Ja |
| PDF per E-Mail | Normales PDF-Dokument | ❌ Nein |
| Scan / Foto | Bild einer Papierrechnung | ❌ Nein |
Die Fristen im Überblick
Die E-Rechnungspflicht wird stufenweise eingeführt:
Empfangspflicht für alle
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Der Versand als PDF bleibt vorerst erlaubt.
Versandpflicht für große Unternehmen
Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. Für kleinere Unternehmen gilt noch die Übergangsfrist.
Versandpflicht für alle
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden – auch Kleinunternehmer und Freiberufler.
Was musst du jetzt tun?
✅ Deine To-Do-Liste
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Ja! Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe. Auch wenn du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, musst du:
- Ab 2025: E-Rechnungen empfangen können
- Ab 2028: E-Rechnungen versenden (spätestens)
Der einzige Unterschied: Die Übergangsfrist für den Versand ist großzügiger. Aber der Empfang ist jetzt schon Pflicht.
XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format?
Für die meisten Selbstständigen ist ZUGFeRD die bessere Wahl:
- ZUGFeRD: PDF mit eingebetteten XML-Daten. Dein Kunde sieht ein normales PDF, die Daten sind maschinenlesbar eingebettet. Ideal für B2B.
- XRechnung: Reines XML, kein PDF. Wird vor allem für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber benötigt.
Tipp
MeinGewerbe unterstützt im Premium-Plan den XRechnung-Export. ZUGFeRD-Unterstützung ist in Entwicklung. Damit bist du für die E-Rechnungspflicht gewappnet.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Empfangspflicht seit 01.01.2025 für alle. Versandpflicht ab 2027 für Unternehmen über 800.000 € Umsatz, ab 2028 für alle.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden. Ein normales PDF erfüllt die Anforderungen nicht.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Aktuell gibt es noch keine direkten Bußgelder. Aber du kannst den Vorsteuerabzug verlieren, wenn du Rechnungen nicht korrekt empfängst und archivierst.
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